Служебные записки типы служебных записок и правила их оформления

В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1]. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы?

Служебная записка о премировании сотрудника Пригодится в работе Какие существуют виды служебных записок Служебные записки относятся к внутреннему документообороту организации, наряду с объяснительными и докладными записками , разного рода справками предложениями и представлениями. В отличие от докладных и объяснительных записок, которые нужны для передачи информации по вертикали от подчиненного к руководителю, служебные записки обеспечивают горизонтальные информационные связи между подразделениями. Норм, распоряжений и поручений служебные записки не содержат. Но они могут быть основанием для принятия управленческих решений. Информацию, которая в них содержится, можно использовать как обоснование при составлении распорядительных, отчетных и плановых документов. Назначение служебной записки — обеспечить оперативное взаимодействие между отделами. В зависимости от содержания, служебные записки можно разделить на следующие виды: информационные — запрос сведений и предоставление данных по запросу; поясняющие — выдача необходимых инструкций, которые нужны для эффективного выполнения инструкций; сопроводительные — пояснения к документам, которые прилагают к записке; уведомительные — оповещение о событии, которое случилось или произойдет. Служебные записки составляют, если нужно внести временные изменения в режим труда сотрудника, поощрить или наказать его, скорректировать график отпусков, пополнить запасы канцтоваров и запчастей.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — документ, официально не принятый, то есть не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства. Служебные записки могут оформляться как машинописным, так и рукописным способом и подписываются автором. Различают следующие виды служебных записок: 1. Служебная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.

Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка — документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующих принятия решения. Внутренняя докладная служебная записка — документ внутренней служебной деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.

Объяснительная записка — документ, адресованный руководству, составляемый по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: 1 объяснительные записки, сопровождающие основной документ план, отчет , поясняющие содержание отдельных положений; 2 объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, оформляемые в ответ на докладную записку. Структура оформления служебных записок: Очень часто в организациях встречается другой вариант оформления служебной записки, структура которого напоминает заявление см.

Оба варианта оформления являются равнозначными при условии наличия необходимых реквизитов: - сведения об адресате наименование организации, должность, ФИО ; - сведения об составителе наименование организации, должность, ФИО ; - наименование вида документа; - регистрационный номер документа проставляется получателем записки и гарантирует ее официальное рассмотрение ; - текст документа; - подпись составителя должность, личная подпись, расшифорвка подписи.

Реквизит "Заголовок к тексту" является рекомендуемым и ускоряет процесс его обработки. Реквизит "Место составления или издания документа" является обязательным при оформлении служебной записки на соответствующем бланке. Справки Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

В делопроизводстве предприятия составляются справки по вопросам основной деятельности например, устанавливающие фактическое наличие материальных ценностей или по личному составу например, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Текст справки по личному составу начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества полностью лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.

В правом верхнем углу указывается адресат место предоставления справки в именительном падеже. Структура оформления справок: Справки могут быть внутренними и внешними документами. Внутренние справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель составитель.

Внешние справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия, а справки, содержащие финансовую информацию, подписывает еще и главный бухгалтер. На внешней справке подлинность подписи обязательно удостоверяется оттиском печати.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно создать и оформить СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ?

Правила оформления служебных записок на бланке организации, их и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки. Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и Он формулируется по общим правилам составления заголовков к и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с.

Служебная записка — документ, официально не принятый, то есть не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства. Служебные записки могут оформляться как машинописным, так и рукописным способом и подписываются автором. Различают следующие виды служебных записок: 1. Служебная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия. Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка — документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующих принятия решения. Внутренняя докладная служебная записка — документ внутренней служебной деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме. Объяснительная записка — документ, адресованный руководству, составляемый по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: 1 объяснительные записки, сопровождающие основной документ план, отчет , поясняющие содержание отдельных положений; 2 объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, оформляемые в ответ на докладную записку.

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами 21. Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки — дата составления и подписания. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения — в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

Служебная записка это

Но если компания имеет очень развитую структуру, все должно оформляться в виде деловой переписки. В деловом общении сотрудников предприятия можно выделить несколько видов документов. А именно: докладная записка, служебная записка, объяснительная, заявление. В данной публикации пойдет речь о том, как правильно оформить служебную записку. В первом разделе статьи будет сказано о том, что из себя представляет документ и в каких случаях он пишется. Во втором разделе рассмотрим форму и структуру документа. Сразу после прочтения данной публикации можно будет воспользоваться ссылками для получения примеров и образцов служебных записок. Суть и значение служебной записки Данный документ применяется для того, чтобы передавать информационно-справочные данные внутри предприятия. Он часто используется, хотя, как отдельно существующий документ он отсутствует. То есть, законодательством Российской Федерации не оговорено применение данной бумаги.

Служебные записки

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения; от руководителя подразделения к руководителю организации; от подведомственной организации в вышестоящую организацию. Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила. Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения. Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание.

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

.

Как составить служебную записку

.

Виды служебных записок и правила их оформления

.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Служебные записки
Похожие публикации