Нужно ли хранить копии документов работников

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах 11. Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций. Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Полный текст постановления изготовлен 14 марта 2014 года. Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе: председательствующего судьи Смотровой Н. Соловьевой, С. Филимоновой при ведении протокола судебного заседания секретарём судебного заседания Ковалевой В. Решением суда от 14. Судебный акт мотивирован тем, что доказательств того, что предписание является незаконным и нарушает права и законные интересы общества в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности обществом не представлено.

Не согласившись с принятым судебным актом, общество подало в Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд апелляционную жалобу, в которой просит решение суда первой инстанции по делу отменить. Жалоба мотивирована тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что фотографии и копии паспортов были получены именно при заключении трудового договора; фотографии и копии паспортов были именно затребованы работодателем. Управление в отзыве на апелляционную жалобу просит решение суда первой инстанции оставить без изменения, ссылаясь на его законность и обоснованность.

Представитель общества в судебном заседании поддержал изложенные в апелляционной жалобе доводы, настаивал на отмене решения суда первой инстанции. Представитель управления возражал против отмены решения суда первой инстанции, сославшись на его законность и обоснованность.

Исследовав имеющиеся в материалах дела доказательства, оценив доводы апелляционной жалобы, изучив отзыв на апелляционную жалобу, выслушав представителей общества и управления, суд апелляционной инстанции пришёл к выводу о том, что решение арбитражного суда первой инстанции не подлежит отмене по следующим основаниям.

Как следует из материалов дела, в период с 02 по 05 апреля 2013 г. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.

Не согласившись с вынесенным предписанием общество обратилось в арбитражный суд. Повторно изучив материалы дела, суд апелляционной инстанции пришёл к выводу о том, что оспариваемое обществом предписание является законным и обоснованным ввиду следующего. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов.

Указанная статья определяет перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева

В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли. 65 Трудового кодекса документы работника определены как Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников? Даже если.

Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 05. За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание. Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками законопроектом. Если его одобрят, в ст. Индивидуальным предпринимателям грозят штрафом до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000. Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, закон о персональных данных предполагает, что после достижения целей сбора и обработки личной информации все данные должны быть уничтожены либо обезличены. Поэтому у компаний зачастую накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться. Если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, поэтому компании могут пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации, а также в целях повышения уровня защиты личной информации граждан и предложено распространить утвержденные правила на всех операторов. А контролировать выполнение законодательства будет Роскомнадзор. Что сейчас говорят чиновники о хранении персданных: условия, при которых хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание , что для частных компаний порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно?

Обоснование вывода: Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных, признается персональными данными п. Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона N 152-ФЗ. Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

Полный текст постановления изготовлен 14 марта 2014 года. Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе: председательствующего судьи Смотровой Н. Соловьевой, С. Филимоновой при ведении протокола судебного заседания секретарём судебного заседания Ковалевой В. Решением суда от 14. Судебный акт мотивирован тем, что доказательств того, что предписание является незаконным и нарушает права и законные интересы общества в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности обществом не представлено. Не согласившись с принятым судебным актом, общество подало в Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд апелляционную жалобу, в которой просит решение суда первой инстанции по делу отменить. Жалоба мотивирована тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что фотографии и копии паспортов были получены именно при заключении трудового договора; фотографии и копии паспортов были именно затребованы работодателем. Управление в отзыве на апелляционную жалобу просит решение суда первой инстанции оставить без изменения, ссылаясь на его законность и обоснованность.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Копии документов выписки должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку "Дело". В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов. Однако применять это требование к личным делам лиц, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно. Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность п. Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться в строгом соответствии с Федеральным законом от 27. В соответствии с п. Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового договора.

.

.

Можно ли хранить в личном деле копии документов, содержащих персональные данные работника

.

Работодатель заплатит 50 тысяч рублей за хранение копии паспорта работника в личном деле

.

Можно ли хранить копии документов работника в его личном деле?

.

Копия паспорта не должна храниться в личном деле сотрудника

.

Можно ли хранить копии документов работника в его личном деле?

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева
Похожие публикации