Нужно включать в номенклатуру дел документы для ознакомления

Рассмотрим вкратце, что они собой представляют. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, одинаковых по структуре, с единой системой индексации каждого дела и является нормативным актом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.

Организация документов в делопроизводстве 7. Составление номенклатуры дел 7. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве судебных составов и подразделений арбитражного суда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного от 10 до 75 лет хранения, сдаваемых в архив суда, а также используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения свыше 10 лет , справочными картотеками. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы суда. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Составление номенклатуры дел

Организация документов в делопроизводстве 7. Составление номенклатуры дел 7. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве судебных составов и подразделений арбитражного суда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного от 10 до 75 лет хранения, сдаваемых в архив суда, а также используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения свыше 10 лет , справочными картотеками.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы суда. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Сводная номенклатура дел суда формируется в соответствии со структурой его аппарата.

Названиями разделов номенклатуры являются наименования судебных составов и структурных подразделений. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства суда. Второй — используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего варианта. Четвертый — в Национальном архиве Республики Татарстан. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Из утвержденной сводной номенклатуры дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре судебного состава, подразделения.

Индексы дел обозначаются порядковым номером судебного состава или подразделения и порядковым номером заголовка дела по номенклатуре. Например: 01 - 01 где: 01 — индекс председателя суда; 01 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс может сохраняться. В графе 2 указываются заголовки дел томов, частей.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела переписка, журнал и т. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: Переписка с арбитражными судами Поволжского округа по вопросам их деятельности. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за судом и должностными лицами.

Если содержание дела касается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела указывают не конкретное наименование организаций, а общее видовое название, например: Переписка с арбитражными судами субъектов Российской Федерации по кадровым вопросам. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы населенного пункта , то ее его название указывается в заголовке дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляется заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела. Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. Формирование дел по номенклатуре 7. Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: подшивать в дело только исполненные правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; подшивать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе возвращены заявителю, изъяты и т.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе с добавлением: т. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет председатель судебного состава, руководитель подразделения.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности. Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по кадровым вопросам формируются в отдельное дело. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям работников. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут председателей судебных составов, подразделений и соответствующие специалисты.

Экспертиза ценности документов 8. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Федеральной архивной службой России.

Экспертиза проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению в архиве арбитражного суда. Экспертиза ценности документов ежегодно проводится в судебных составах и подразделениях по указанию их руководителей наиболее опытными и квалифицированными работниками с привлечением специалистов архива.

На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного свыше 10 лет хранения, дела по личному составу. На дела временного до 10 лет хранения описи не составляются.

По этим описям документы сдаются в архив суда. Описи дел составляются по установленной форме. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные номера и пропущенные номера.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации ЭК опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК.

По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата оглавление, список сокращений, указатели. Одновременно с отбором для передачи в архив дел и документов постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения проводится отбор дел и документов временного до 10 лет включительно хранения с истекшими сроками хранения для составления актов на их уничтожение.

Кассационные производства, дела и документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением соответствующего акта. До передачи в архив кассационные производства и дела по номенклатуре хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.

В архив сдаются все кассационные производства и дела с постоянным и временным свыше 10 лет сроками хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям, порядок составления которых определен настоящей Инструкцией. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив суда. Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебного состава, подразделения. На корешке обложки дела указывается индекс по номенклатуре дел. Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем специалиста архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу. Сроки хранения судебных дел проставляются только судьями на лицевой стороне обложки судебного дела. Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов частей , являются крайние даты документов дела, то есть даты число, месяц, год регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения все листы дел по номенклатуре, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в деле на отдельном листе-заверителе дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. По завершении года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, при их несоответствии в заголовок вносятся изменения и дополнения.

Архивный шифр дела номер фонда, описи, дела на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального архива.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с условием свободного чтения текста документов. Частичному оформлению подлежат дела временного до 10 лет включительно хранения, кроме судебных дел. При частичном оформлении допускается хранение дел в скоросшивателях, без проведения пересистематизации документов, не составляются заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Кассационные производства подлежат полному оформлению и хранятся 2 года в структурных подразделениях, после чего передаются в архив суда, где хранятся до истечения срока ведомственного хранения. Кассационные производства и дела по номенклатуре, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

Передача кассационных производств и дел по номенклатуре в архив производится по графику, составленному специалистом архива, согласованному с председателями судебных составов и руководителями подразделений.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей. Обработка поступивших документов); рассмотрение документов ознакомление с документами исполнителей, исполнение документов. Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии: исполнение Номенклатура конфиденциальных дел), формирование и закрытие дел;.

В первую очередь изучению должны подвергнуться устав и положение о предприятии, штатное расписание, НД за прошлый год, стандартная опись дел, подлежащих постоянному и временному хранению, все используемые регистрационные формы, типовые перечни документов с указанием срока хранения, поступившие из различных ведомств, а также все типовые НД. Издание приказа позволит не затягивать процесс разработки данных документов руководителями отделов. Дополнительной гарантией соблюдения сроков сдачи локальных НД станет указание в должностных инструкциях руководителей каждого структурного подразделения, что в их обязанности входит составление НД своего отдела. Если такого пункта в должностной инструкции не будет, то привлечь руководителя отдела к дисциплинарной ответственности за срыв сроков сдачи НД будет не возможно. Такой перечень создается на основе изучения всех документов отдела, имеющихся в наличии. Если в компании не предусмотрено деление на структурные подразделения, то разделы НД соответствуют направлениям деятельности компании. После того как перечень деловых бумаг составлен, он подписывается руководителем отдела и передается работнику, ответственному за создание сводной НД предприятия. Данный перечень должен быть передан одновременно в электронном и бумажном виде. Как уже было отмечено выше, данную работу лучше всего поручить отделу ДОУ канцелярии, секретариату , а при его отсутствии - секретарю или специально назначенному сотруднику отдела кадров. Это сложный и многоступенчатый процесс. НД должна быть завизирована заведующим ведомственным архивом, подписана руководителем службы ДОУ, согласована с экспертной комиссией предприятия и направлена на согласование с ЭПК архивного учреждения, в котором будет осуществляется дальнейшее хранение документации фирмы. Чтобы НД приобрела юридическую силу, заключительным этапом визирования должно стать подписание ее генеральным директором компании.

Полное оформление дела предусматривает систематизацию документов дела, то есть подшивку дела в переплет подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них ; нумерацию листов в деле; составление внутренней описи документов дела в случаях, определенных п.

К записи 681 комментарий Анастасия 31 01 2019 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, Приложение к номенклатуре дел. Есть ли образец этого Приложения?

Нужно включать в номенклатуру дел документы для ознакомления

Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел. Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет. Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет. Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок. Составление актов на их уничтожение. Ее виды Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ

Номенклатура дел 3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Делопроизводство Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации.

Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ , относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.
Похожие публикации